Ewidencja przebiegu samochodu – co powinna zawierać?

Ewidencja przebiegu samochodu to formalny rejestr przejazdów samochodem w celach służbowych. Obowiązek sporządzania tzw. kilometrówki ciąży przede wszystkim na przedsiębiorcach, którzy chcą odliczyć 100% podatku VAT od zakupu samochodu, a także na pracownikach, którzy wykorzystują prywatne auto w ramach wykonywanej pracy. Jak powinna wyglądać karta przebiegu pojazdu? Kiedy należy ją stosować?

mężczyzna za kierownicą auta

Czym jest ewidencja przebiegu samochodu?

Ewidencja przebiegu samochodu, potocznie nazywana kilometrówką, to spis wszystkich wydatków na bieżącą eksploatację pojazdu. W zależności od stopnia wykorzystania samochodu w ramach prowadzonej działalności są to m.in.:

  • koszty poniesione na paliwo,
  • wydatki związane z przeglądem i naprawą samochodu,
  • ubezpieczenie OC samochodu, NNW, a także AC,
  • opłaty za przejazd autostradą,
  • opłaty parkingowe.

Do ewidencji przebiegu samochodu nie można natomiast zaliczać żadnych wydatków związanych z ulepszeniem samochodu (tuningiem).

Ewidencja przebiegu samochodu jest stosowana do określenia zakresu, w jakim użytkuje się auto. Prowadzenie takiego rejestru jest konieczne do rozliczeń kosztów związanych z eksploatacją pojazdów firmowych i prywatnych wykorzystywanych w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki temu przedsiębiorcy, którzy korzystają z samochodów do celów firmowych, mają możliwość doliczenia wydatków wynikających z eksploatacji auta do kosztów uzyskania przychodu. Takie odliczenie przedsiębiorca może również wykonać w przypadku pracowników, którzy wykorzystują prywatne samochody w ramach wykonywanej pracy - zarówno w zakresie lokalnym, jak i podczas dalszych podróży służbowych.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu samochodu?

W ewidencji przebiegu samochodu powinny znaleźć się następujące informacje:

  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • data rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • stan licznika: na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia,
  • wpisy dotyczące każdego użycia pojazdu.

Poszczególne wpisy osób kierujących pojazdem powinny zawierać:

  • kolejny numer wpisu,
  • imię, nazwisko i adres osoby używającej pojazd,
  • numer rejestracyjny samochodu i pojemność silnika,
  • datę, cel wyjazdu oraz opis trasy (skąd-dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika i jego dane.

Przykład ewidencji przebiegu pojazdu online w formie tabeli bez problemu znajdziemy w Internecie. Wystarczy w wyszukiwarce wpisać hasło: „karta przebiegu pojazdu”.

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT 

Ewidencję przebiegu pojazdu musi prowadzić przede wszystkim każdy przedsiębiorca, który chce odliczyć 100% VAT przy zakupie pojazdu firmowego. Warto wiedzieć, że takie odliczenie stosowane jest w przypadku samochodów ciężarowych, bez konieczności prowadzenia karty przebiegu pojazdu. Natomiast w przypadku samochodów ważących mniej niż 3,5 tony prowadzenie rejestru jest obowiązkowe. Warunkiem pełnego odliczenia VAT jest wykorzystanie takiego samochodu wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej. Należy więc wprowadzić go jako środek trwały lub leasingowany do firmy. Jednocześnie trzeba skrupulatnie prowadzić ewidencję przebiegu samochodu, aby udowodnić, że eksploatacja auta związana jest jedynie z prowadzoną działalnością.

Aby odliczyć 100% VAT-u od zakupu samochodu i kosztów eksploatacji, konieczne jest również złożenie deklaracji VAT-26 do urzędu skarbowego nie później niż 7 dni po poniesieniu pierwszego wydatku związanego z eksploatacją samochodu. Obowiązek ten nie dotyczy samochodów powyżej 3,5 tony oraz wszystkich pojazdów, których konstrukcja wyklucza użycie ich do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, np. wspomnianych wcześniej samochodów ciężarowych.

W przypadku niezłożenia deklaracji VAT-26 uznaje się, że pojazd jest wykorzystywany zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych. Wówczas przysługuje niepełne, bo jedynie 50% odliczenie kosztów uzyskania przychodu, ale tylko pod warunkiem, że samochód jest środkiem trwałym należącym do firmy, a nie prywatną własnością przedsiębiorcy. Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje samochód prywatny do celów firmowych, nie musi prowadzić ewidencji - regulują to najnowsze przepisy, wprowadzone w 2019 roku.

Kiedy ewidencja przebiegu pojazdu nie jest stosowana?

Rozliczenie kilometrówki nie jest konieczne, gdy:

  • samochód jest przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób, łącznie z kierowcą,
  • pojazd nie nadaje się do użycia do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, np. posiada jeden rząd siedzeń oddzielony ścianą od części przeznaczonej do przewozu ładunku; składa się z kabiny kierowcy oraz nadwozia stanowiącego oddzielny element pojazdu; jest pojazdem specjalnym wyposażonym w takie elementy, jak agregat elektryczny, koparka, podnośnik czy żuraw;
  • samochód jest przeznaczony na odsprzedaż, odpłatne oddanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej, podobnej umowy - pod warunkiem, że wymienione czynności wchodzą w zakres działalności podatnika;
  • przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku z tytułu wydatków związanych z pojazdem.

Zmiany w ewidencji przebiegu pojazdów po 2019 roku

W styczniu 2019 roku w życie weszły nowe przepisy dotyczące ewidencji przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu. Istotne różnice w porównaniu do poprzednich lat to brak potrzeby prowadzenia ewidencji pojazdu w przypadku, gdy przedsiębiorca korzysta z samochodu prywatnego. Stosowany jest natomiast stały limit wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodu. W związku z tym przedsiębiorca może odliczyć 20% wydatków związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu do kosztów uzyskania przychodu.

Od 2019 roku zmianie uległ również obowiązek rozliczenia kilometrówki w przypadku samochodów, które firma użytkuje na podstawie umowy użyczenia lub najmu krótkoterminowego. Przedsiębiorca ma prawo odliczyć wydatki na eksploatację takiego pojazdu do 75% do kosztów firmowych, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu.

Na dotychczasowych zasadach odbywa się natomiast obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu przez pracowników, którzy wykorzystują prywatne pojazdy do celów związanych z wykonywaną pracą.

Ewidencja przebiegu samochodów pracowników

Ewidencja przebiegu samochodu jest podstawą do rozliczenia się z pracodawcą, gdy wykorzystujemy prywatne auto do wykonywania obowiązków służbowych. Konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu samochodu spoczywa zawsze na jego użytkowniku, czyli w tym przypadku na pracowniku. Pracodawca musi tylko podpisać sporządzony przez pracownika dokument na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest sporządzenie wewnętrznego regulaminu użytkowania samochodów w firmie.

Zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym samochody osobowe, motocykle i motorowery, niebędące własnością pracodawcy, mogą być używane w celach służbowych. W przypadku jazd lokalnych (na terenie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika) przysługuje nam zwrot poniesionych wydatków. Pracodawca może zwrócić nam koszty lokalnych przejazdów służbowych jedynie do określonego limitu, który określa się na podstawie przebiegu oraz stawki za 1 km. Rozliczenie kilometrówki zależy od pojemności skokowej silnika w samochodzie i wynosi:

  • dla pojazdów z silnikiem o mocy powyżej 900 cm³: 0,8358 zł,
  • dla pojazdów z silnikiem o mocy do 900 cm³: 0,5214 zł.

W przypadku braku książki ewidencji przebiegu pojazdu wydatki samochodowe poniesione przez pracownika i następnie refinansowane przez przedsiębiorcę nie mogą stanowić kosztu podatkowego dla danego przedsiębiorcy.

Inaczej wygląda sprawa z podróżami służbowymi poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. W tym przypadku obowiązują nieco inne zasady. Przede wszystkim to pracodawca decyduje o tym, jak będzie podróżował pracownik wysyłany w delegację. Pracodawca może nie zgodzić się na przejazd prywatnym autem i zaproponować pracownikowi inny środek transportu, np. pociąg czy samolot. 

Jeżeli jednak przedsiębiorca zgodzi się na podróż służbową pracownika prywatnym autem, zobowiązuje się zwrócić koszty przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu. W ewidencji przebiegu pojazdu do delegacji uwzględnia się limity określone dla jazd lokalnych. Pracownik otrzyma też zwrot opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania czy miejsca parkingowe. Co ważne, z pracodawcą należy rozliczyć się nie później niż w terminie 14 dni od daty zakończenia podróży służbowej.

Zniżka -15%
Potrzebujesz taniego ubezpieczenia OC?
Oblicz składkę